Bietet ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Nutzung von Whatsapp, Telegram oder anderen Messenger-Apps zum Beispiel für die Übermittlung von Krankschreibungen an, verstößt er damit unter Umständen gegen die Datenschutz-Grundverordnung.

Es ist verlockend: Smartphone raus, schnell ein Foto von der Krankschreibung machen, die einem der Arzt ausgestellt hat, und ab damit per Whatsapp an den Arbeitgeber. Doch Vorsicht: Datenschützer raten dringend davon ab, den benutzerfreundlichen und im Privatleben stark verbreiteten Messenger für dienstliche Zwecke einzusetzen. Für Unternehmen, die ihrer Belegschaft die Nutzung anbieten, könne es schnell heikel werden.

In ihrem Jahresbericht 2019 informiert Helga Block, Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, über einen Fall, in dem ein Arbeitgeber alle Beschäftigten seines Unternehmens schriftlich dazu aufforderte, Krankmeldungen mit Belegen per Whatsapp an die Personalabteilung des Betriebs zu schicken. „Eine Nutzung dieses Dienstes durch den Arbeitgeber für den Transport von Beschäftigtendaten, insbesondere für die Übermittlung von sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten, ist datenschutzrechtlich nicht zulässig“, mahnt Block. Der Arbeitgeber habe keinen Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge bei Whatsapp oder bei dessen Mutterkonzern Facebook. Daher stünden ihm die erforderlichen technisch-organisatorischen Mittel für einen effektiven Schutz der Beschäftigtendaten entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung nicht zur Verfügung. Dies gelte auch bei Verwendung der so genannten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, weil auch dabei Daten an Whatsapp übertragen würden.

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