Betrieblich veranlasste Reisekosten werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Zu den Reisekosten zählen klassischerweise die Übernachtungs- und Fahrtkosten, aber auch Reisenebenkosten (z.B. Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren) sowie Verpflegungsmehraufwendungen. Steuerlich gilt: Nachgewiesene Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten können dem Arbeitnehmer ohne betragsmäßige Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden. Besonderheiten gelten für Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: Hier kann unter Nachweis der Gesamtkosten oder über eine Kilometerpauschale (0,30 € pro Kilometer für Pkw) abgerechnet werden.
Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten Pauschalen, die steuerfrei erstattet werden können. Je nach Dauer des Aufenthalts und Zielort der Reise sind die Pauschalen unterschiedlich hoch. Wer im Inland mehr als acht Stunden auf Dienstreise ist, erhält eine Pauschale von 14 €. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt diese 28 €. Für An- und Abreisetage werden 14 € gewährt. Stellen Arbeitgeber der Belegschaft hingegen Mahlzeiten während der Dienstreise zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt - und zwar um 20 % für das Frühstück und je 40 % für das Mittag- bzw. Abendessen. Stellen Arbeitgeber alle drei Mahlzeiten zur Verfügung, entfällt die Pauschale somit komplett. Nicht zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen beispielsweise Kosten für Reisegepäck oder den Verzehr aus der Minibar.
Gewerbetreibende, Selbständige und Freiberufler können betrieblich veranlasste Reisekosten in der Regel als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dazu müssen sie die entsprechenden Nachweise sammeln. Unter gewissen Voraussetzungen kann die durch die Reisekosten tatsächlich angefallene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Dafür sind insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-)Rechnungen zu beachten.
Arbeitnehmer können die Kosten für beruflich veranlasste Reisen als Werbungskosten in ihrer eigenen Einkommensteuererklärung geltend machen, sofern sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Dazu sollten sie die wichtigsten Eckdaten wie Anlass, Strecke und Reisedauer schriftlich festhalten, um die Reise gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein.
Hinweis: Für betrieblich veranlasste Auslandsreisen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie bei Reisen innerhalb Deutschlands. Allerdings sind aufgrund des jeweils unterschiedlichen landes- oder städtespezifischen Preisniveaus die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung abweichend hoch.
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