Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausführen, können sich im Regelfall die Vorsteuer für bezogene unternehmerisch genutzte Gegenstände und Dienstleistungen vom Finanzamt erstatten lassen.
Das Umsatzsteuerrecht gewährt für Gegenstände den vollen Vorsteuerabzug, wenn die unternehmerische Nutzung mindestens zehn Prozent beträgt – eine Ausnahme gilt für Gebäude. Voraussetzung für den vollen Vorsteuerabzug ist, dass dem Finanzamt die Zuordnung eines Gegenstandes zum Unternehmensvermögen angezeigt wird.
Grundsätzlich muss der Unternehmer seine Zuordnungsentscheidung unmittelbar bei Anschaffung des Gegenstandes treffen. Die Finanzverwaltung lässt es jedoch zu, dass die Entscheidung spätestens in einer rechtzeitig erstellten Umsatzsteuerjahreserklärung für das Jahr des Leistungsbezugs dem Finanzamt gegenüber dokumentiert wird. Maßgebend sind somit die gesetzlichen Abgabefristen für Steuererklärungen. Fristverlängerungen haben auf die Zuordnungsfrist keinen Einfluss.
Bis einschließlich Veranlagungszeitraum 2017 waren Umsatzsteuererklärungen spätestens bis 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Entsprechend war die Zuordnungsentscheidung für im Jahr 2017 angeschaffte Gegenstände bis spätestens 31. Mai 2018 zu dokumentieren. Für Besteuerungszeiträume ab 2018 wurde die Abgabefrist für Steuererklärungen um zwei Monate verlängert. Die Umsatzsteuererklärung 2018 ist somit bis spätestens 31. Juli 2019 einzureichen und die Finanzverwaltung hat entsprechend auch die Frist für die Zuordnungsentscheidung bis zum 31. Juli verlängert.
Die Dokumentation der Zuordnung zum Unternehmensvermögen erfolgt in der Praxis üblicherweise durch den tatsächlich geltend gemachten Vorsteuerabzug. Praktische Probleme gibt es häufig bei Unternehmern mit ausschließlich umsatzsteuerfreien Tätigkeiten, Kleinunternehmern und pauschalierenden Land- und Forstwirten, die keine Umsatzsteuererklärungen abgeben. In diesen Fällen ist es wichtig, die Zuordnungsentscheidung dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen.
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