Eine nicht ordnungsgemäße Kassenbuchführung führt bei steuerlichen Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuer- Sonderprüfungen immer öfter zu Problemen. Wenn die Finanzverwaltung Fehler der Kassenbuchführung aufdeckt, können im schlimmsten Fall die Gewinnermittlung verworfen und Umsätze, die zu hohen Steuernachzahlungen führen, hinzugeschätzt werden. Beim Einsatz elektronischer Kassensysteme wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung nur anerkannt, wenn die eingesetzte Technik den Anforderungen der Finanzverwaltung und Rechtsprechung genügt.
Das SHBB Journal hatte in der letzten Ausgabe 2/2016 über den neuen Gesetzesentwurf der Bundesregierung berichtet. Danach sollen ab 2020 nur noch fälschungssichere elektronische Registrierkassen eingesetzt werden dürfen. Bereits im Jahr 2010 hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) Regelungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften aufgestellt. Elektronische Kassensysteme müssen demnach grundsätzlich alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnung unveränderbar und vollständig in elektronischer Form aufbewahren können. Eine Verdichtung dieser Daten oder eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Auch eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen müssen in einem von der Finanzverwaltung auswertbaren Datenformat vorliegen und auf Anforderung, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, der Finanzverwaltung auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.
Viele ältere elektronische Registrierkassen können oftmals nicht alle steuerlich relevanten Daten vollständig über den kompletten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren speichern, unter anderem, weil die verwendeten Speichermedien dies gar nicht ermöglichen. Spätestens ab 2017 müssen aber zwingend alle elektronischen Registrierkassen sämtliche Einzelumsätze aufzeichnen und unveränderbar abspeichern, um die uneingeschränkte steuerliche Anerkennung durch das Finanzamt zu erhalten. Sofern Sie in Ihrem Unternehmen ein elektronisches Kassensystem verwenden, klären Sie mit dem Kassenaufsteller, -händler oder -hersteller, ob das verwendete Gerät den zukünftigen Anforderungen der Finanzverwaltung ab 2017 noch genügt. Ist dies nicht der Fall, kommt entweder rechtzeitig bis zum Jahresende eine Softwareanpassung oder Speichererweiterung in Betracht oder aber ein Austausch durch ein neues Kassensystem, das die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.
