Grundsätzlich haben Kaufleute auf den Schluss eines jeden Geschäfts- beziehungsweise Wirtschaftsjahres ein Inventar, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen.

Das Inventar, in dem die einzelnen Vermögensgegenstände nach Art, Menge und unter Angabe ihres Werts genau zu verzeichnen sind, ist aufgrund einer körperlichen Bestandsaufnahme – der Inventur – zu erstellen. Von der Verpflichtung zur Bilanzierung ausgenommen sind Kaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und nicht mehr als 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben. In diesen Fällen kann der Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermittelt werden. Wird innerhalb der oben genannten Grenzen aber freiwillig ein Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, ist auch eine Inventur erforderlich. Für die körperliche Bestandsaufnahme gibt es mehrere Durchführungswege:

Stichtagsinventur

Die Inventur auf den Bilanzstichtag braucht nicht exakt an diesem Stichtag vorgenommen zu werden. Sie kann auch zeitnah, bis zu zehn Tage vorher oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass Bestandsveränderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem Tag der Bestandsaufnahme anhand von Belegen oder Aufzeichnungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Zeitverschobene Inventur

Die jährliche körperliche Bestandsaufnahme kann ganz oder teilweise innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Der sich danach ergebende Gesamtwert des Bestandes ist dann wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortzuschreiben oder zurückzurechnen.

Permanente Inventur

Die körperliche Bestandsaufnahme kann auch ganz oder teilweise aufgrund einer permanenten Inventur erstellt werden. Der Bestand für den Bilanzstichtag kann in diesem Fall nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern in Papier oder elektronischer Form beziehungsweise Lagerkarteien festgestellt werden. Bei dieser Durchführungsvariante der Inventur müssen die Bestände nach Art, Menge und Wert laufend aufgezeichnet und fortgeschrieben werden. Mindestens einmal jährlich muss eine tatsächliche körperliche Bestandsaufnahme stattfinden. Hierfür kann ein beliebiger Zeitpunkt und eine beliebige abgrenzbare Teilmenge ausgewählt werden. Insgesamt muss aber für das Jahr verteilt summarisch eine lückenlose körperliche Bestandsaufnahme vorliegen, um das in den Lagerbüchern beziehungsweise Lagerkarteien ausgewiesene Vorratsvermögen mit den tatsächlich vorhandenen Beständen abzugleichen.

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