Mit dem Jahressteuergesetz 2019 hat der Gesetzgeber unter anderem die formalen Vorschriften bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen drastisch verschärft. Im Fokus steht insbesondere die Aufzeichnung der Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-ID) des Erwerbers.
Mit Einführung des europäischen Binnenmarktes verschwanden zwar die Zollkontrollen an den innereuropäischen Grenzen. Gleichzeitig verlagerten sich die Kontrollen jedoch in die jeweiligen Mitgliedstaaten. Hintergrund ist, dass im Regelfall der Konsum dort besteuert wird, wo die Kaufkraft generiert wird, und dass die Warenbewegungen zwischen Mitgliedstaaten kontrollierbar bleiben sollen.
Ein klassisches Beispiel dieser Systematik ist das Zusammenspiel zwischen innergemeinschaftlicher Lieferung und innergemeinschaftlichem Erwerb. Während bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen die innergemeinschaftliche Lieferung für den liefernden Unternehmer steuerfrei ist, unterliegt der Erwerb der Waren durch einen Unternehmer im Bestimmungsland der Besteuerung. Zentrales Bindeglied der beiden Vorgänge ist die USt-ID. Der liefernde Unternehmer hat eine zusammenfassende Meldung über den Wert der gelieferten Waren abzugeben, gestaffelt nach den einzelnen USt-Identifikationsnummern seiner Kunden. Die einzelnen Mitgliedstaaten können diese Datenbestände mit den abgegebenen USt-Voranmeldungen abgleichen und dadurch sicherstellen, dass für jede steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung auf Seiten des Erwerbers auch tatsächlich eine entsprechende Erwerbsbesteuerung durchgeführt wird.
Aufgrund der Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2019 wird die Verwendung einer gültigen ausländischen USt-ID zukünftig zu einer grundlegenden Voraussetzung für das Vorliegen einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung. Verwendet der Abnehmer ab 2020 gegenüber dem leistenden Unternehmer keine gültige ausländische USt-ID, entfällt die Steuerfreiheit. Der Dokumentation der jeweiligen USt-ID durch den leistenden Unternehmer kommt somit zukünftig eine ganz besondere Bedeutung zu.
Die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat erteilten USt-ID sollte jeder Unternehmer über die Website des Bundeszentralamtes für Steuern (www.bzst.de) in Echtzeit überprüfen. Zu Dokumentationszwecken empfiehlt es sich, insbesondere in Zweifelsfällen einen Screenshot des Überprüfungsergebnisses aufzubewahren. Bei großen Kundenstämmen im europäischen Ausland ist gegebenenfalls auch die Implementation einer Datenschnittstelle in das eigene IT-System sinnvoll, um eine Gültigkeitsabfrage selbst generieren zu können. In diesem Fall erfolgt der Nachweis über die durchgeführte Abfrage mittels des vom Bundeszentralamt für Steuern übermittelten Datensatzes. Erfolgt die Anfrage telefonisch, erhält man eine amtliche Bestätigungsmitteilung.
Die Überprüfung der USt-ID erfolgt zweistufig: Im Rahmen der sogenannten einfachen Bestätigungsanfrage wird zunächst deren Gültigkeit überprüft. Dieses ist als Nachweis für die Steuerbefreiung ausreichend. In einem zweiten Schritt kann darüber hinaus der Name sowie die Anschrift des Inhabers der ausländischen USt-ID überprüft werden. Dafür ist wie bisher die Aufzeichnung dieser Daten erforderlich. Insbesondere in sogenannten Abholfällen ist es wichtig, sich der Identität des Abholers zu vergewissern. Dies kann beispielsweise durch die Kopie des Reisepasses oder eines anderen Lichtbildausweises geschehen. Sollte es sich beim Abholer um einen Beauftragten des Erwerbers handeln, so ist zudem eine Kopie der Bevollmächtigung anzufertigen. Anderenfalls kann nicht ausgeschlossen werden, dass es sich gegebenenfalls um den Missbrauch einer fremden USt-ID handelt.
Neben weiteren Angaben im Rahmen des Buchnachweises, wie zum Beispiel Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers, ist auch weiterhin der sogenannte Belegnachweis zu führen. In diesem Zusammenhang hat der leistende Unternehmer diverse Dokumente vorzuhalten, um die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung seiner innergemeinschaftlichen Lieferung nachzuweisen.
Unser Rat
Wir empfehlen, die USt-ID jedes Kunden vor Lieferung der Ware abzufragen und deren Gültigkeit über das Bundeszentralamt für Steuern (www.bzst.de) zu überprüfen. Zu beachten ist insbesondere, dass bei Kunden, die in mehreren Mitgliedstaaten umsatzsteuerlich registriert sind, die Angabe einer gültigen ausländischen USt- ID notwendig ist. Die Angabe einer deutschen USt-ID erfüllt nicht die Voraussetzungen für das Vorliegen einer steuerbefreiten innergemeinschaftlichen Lieferung.
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