Kennen Sie dieses Problem auch? Trotz zunehmender Digitalisierung kommen viele Rechnungen und Geschäftsbriefe immer noch auf Papier und im Büro türmen sich die Akten. Wer den kommenden Jahreswechsel nutzen möchte, um aufzuräumen, der kann sich von einigen Unterlagen trennen.
Aufbewahrungsfristen für Unternehmer
Die Aufbewahrungsfrist für Unternehmer richtet sich vor allem nach dem Steuer- und Handelsrecht. Buchführungsunterlagen müssen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden, die geschäftliche Korrespondenz darf bereits nach sechs Jahren entsorgt werden.
Auch für digitale Unterlagen, wie zum Beispiel Daten aus dem IT-gestützten Buchführungssystem oder elektronisch empfangene Rechnungen, gelten die oben genannten Aufbewahrungsfristen. Zu beachten ist jedoch, dass ursprünglich in digitaler Form empfangene Unterlagen auch elektronisch gespeichert werden und jederzeit einsehbar sein müssen. Allein ein Ausdruck der digitalen Dokumente reicht für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht nicht aus.
Ab 2018 dürfen Unternehmer deshalb die folgenden Unterlagen vernichten:
- Bücher und Aufzeichnungen aus 2007 oder früher,
- Inventare, die bis Ende 2007 aufgestellt worden sind,
- Jahresabschlüsse, die 2007 festgestellt worden sind,
- Buchungsbelege, die bis Ende 2007 entstanden sind,
- Eingangsrechnungen sowie Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, die 2007 oder früher ausgestellt worden sind,
- bis Ende 2011 empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe,
- sonstige Unterlagen, die 2011 oder früher entstanden sind.
Achtung: Das Vernichten der Unterlagen ist nur zulässig, sofern diese nicht für ein laufendes Steuerverfahren von Bedeutung sind. Dies kann zum Beispiel eine noch nicht abgeschlossene Betriebsprüfung sein.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Privatpersonen müssen Belege in der Regel nicht über mehrere Jahre vorhalten. Aus steuerlichen Gründen können Belege grundsätzlich entsorgt werden, wenn der entsprechende Steuerbescheid bestandskräftig geworden ist. Dies ist für gewöhnlich ein Monat nach Bekanntgabe der Fall.
Sonderregeln gelten für Personen mit sehr hohen Einkünften: Wer mehr als 500.000 Euro pro Jahr aus Kapitalvermögen, Vermietungstätigkeiten und nicht selbstständiger Arbeit erzielt, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.
Des Weiteren sind Privatpersonen zur Schwarzarbeitsbekämpfung verpflichtet, Rechnungen für handwerkliche Arbeiten am Haus, in der Wohnung oder am Grundstück zwei Jahre lang aufzubewahren. Darunter fallen sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
