Immer zu Jahresbeginn können Arbeitnehmer mit Dienstwagen entscheiden, wie der geldwerte Vorteil für die private Nutzung berechnet werden soll - pauschal oder anhand der tatsächlichen Nutzung. Im Nachhinein können Sie die gewählte Berechnungsart auch noch in Ihrer Einkommensteuererklärung des betreffenden Jahres ändern. Dieser Schritt lohnt häufig, wenn man beispielsweise aufgrund von wenigen aufgezeichneten Privatfahrten steuerlich doch besser mit dem Fahrtenbuch als mit der Pauschalberechnung fährt. Wer von der pauschalen auf die tatsächliche Nutzung wechseln will, muss ein Fahrtenbuch mit lückenloser und ganzjähriger Dokumentation aller Fahrten führen.
Ein Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, gilt steuerrechtlich als geldwerter Vorteil. Die Höhe des Vorteils darf pauschal nach der 1-%-Methode ermittelt werden, sofern der Wagen zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. In diesem Fall müssen Arbeitnehmer jeden Monat pauschal 1 % des Neuwagen-Bruttolistenpreises lohnversteuern (0,25 % bei Elektroautos bis 60.000 €). Hinzu kommen 0,03 % für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder - falls die erste Tätigkeitsstätte nur gelegentlich aufgesucht wird - 0,002 % für jeden Entfernungskilometer multipliziert mit der Anzahl der Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Diese pauschale Vorteilsermittlung erfordert keine Einzelaufzeichnungen der tatsächlich unternommenen Fahrten. Alternativ können Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln. Das ist zumeist sinnvoll, wenn das Fahrzeug privat wenig gefahren wird, der Arbeitnehmer aber aus beruflichen Gründen sehr viel damit unterwegs ist. Im Fahrtenbuch müssen alle Fahrten notiert werden, sowohl die beruflichen als auch die privaten. Für die privaten Fahrten muss dann anteilig Einkommensteuer gezahlt werden.
Hinweis: Das Fahrtenbuch lohnt sich besonders, wenn die Gesamtkosten für den Dienstwagen gering ausfallen. Wenn beispielsweise das Auto bereits abgeschrieben wurde oder ein Gebrauchtwagen ist, sollte aus steuerlichen Gründen unterjährig unbedingt ein Fahrtenbuch geführt werden.
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