Aus dem Arbeitsvertrag ergibt sich nicht nur die Verpflichtung zur Lohnzahlung, an ihn knüpfen auch die Steuer und Sozialversicherung mit ihren Zahlungspflichten an.
Barlohn
Liegt ein Dienst- oder Arbeitsvertrag vor, dann schuldet der Arbeitnehmer die Erbringung der vereinbarten Arbeitsleistung, der Arbeitgeber die Entrichtung der vereinbarten Vergütung. Die Vergütung erfolgt regelmäßig in Form von Geld. Allgemein wird diese Form als Barlohn bezeichnet, auch wenn üblicherweise keine unmittelbare Bargeldauszahlung an den Arbeitnehmer erfolgt, sondern die Zahlung per Kontoüberweisung geleistet wird.
Sachlohn
Die Vergütung kann aber auch in Teilen in Form von Sachgegenständen oder Sachleistungen erbracht werden, zum Beispiel durch Überlassung von selbst erzeugten Produkten des Arbeitgebers, einer Wohnung oder eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung. Vergütungsbestandteile in Form von Sachgegenständen und Sachleistungen werden allgemein als Sachlohn bezeichnet.
Nicht zu verwechseln ist der Sachlohn mit weiteren in Geld zu leistenden Lohnbestandteilen. Hierunter fallen zum Beispiel Zuschläge für Nachtarbeit, Sonnoder Feiertagsarbeit. Diese Lohnbestandteile können auf einen tariflichen oder den gesetzlichen Mindestlohn anzurechnen sein.
Ein Sachlohn liegt auch vor, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit einräumt, auf seine Kosten von Dritten Waren oder Dienstleistungen zu vergünstigten Konditionen zu beziehen. Hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, anstelle des vereinbarten Sachlohns einen Barlohn zu wählen, dann gilt auch der Bezug des Sachlohns als Barlohn.
Der Vorteil eines Sachlohns – steuer- und sozialversicherungsrechtlich als Sachbezug bezeichnet – ist, dass dieser unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei sein oder mit pauschalen Steuersätzen besteuert werden kann. Hier kommt es auf die konkrete Gestaltung im Einzelfall an.
Achtung bei Minijobs
Der Arbeitgeber hat auch bei Arbeitnehmern, die auf der Grundlage eines 450 Euro-Minijobs tätig sind, die Möglichkeit, Sachbezüge zu gewähren. Achtung: Um den Minijob nicht zu gefährden, darf auch im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung der als steuer- und sozialversicherungsfrei gewährte Sachbezug nicht in einen steuerund sozialversicherungspflichtigen Lohnbestandteil umqualifiziert werden. Eine sich daraus ergebende Überschreitung der 450-Euro-Grenze würde das geringfügige insgesamt in ein steuer- und sozialabgabenpflichtiges Beschäftigungsverhältnis verwandeln. Die daraus entstehenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge werden bis zu vier Jahre rückwirkend erhoben, und eventuell kann es zusätzlich zu einer strafrechtlichen Überprüfung des Vorfalls wegen Steuerhinterziehung und Veruntreuung von Sozialversicherungsbeiträgen kommen. Der Arbeitgeber trägt die dann nacherhobenen Anteile des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung, wenn er diese aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht vom Arbeitnehmer einfordern kann. Als Arbeitgeber sollten Sie daher im Bereich der Gewährung von steuer- und sozialversicherungsfreien Leistungen mit großer Sorgfalt bereits bei der Abfassung des Arbeitsvertrages agieren. Außerdem sollten Sie für eine korrekte Umsetzung der Vereinbarung sorgen, da im Zweifelsfall von den Betriebsprüfern und Gerichten auch die tatsächliche Handhabung geprüft wird und nicht allein auf den Wortlaut des Arbeitsvertrages. Hierdurch entsteht zusätzlicher Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand, den Sie als Arbeitgeber organisieren und letztlich auch bezahlen müssen, um auch sogenannte Phantomlöhne im Griff zu behalten. Phantomlohn ist ein Lohn, der arbeitsrechtlich oder tarifrechtlich geschuldet, aber tatsächlich nicht bezahlt wird. Da das Sozialversicherungsrecht bei laufendem Arbeitslohn für die Entstehung der Sozialversicherungsbeiträge auf das Anspruchsprinzip abstellt, entstehen in diesen Fällen Sozialversicherungsabgaben.
Die Umqualifizierung von Sachlohn in Barlohn und die damit verbundene nachträgliche Verbeitragung fällt nicht unter den Begriff Phantomlohn.
Freiwillige Leistungen
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch freiwillig, das heißt ohne einen vertraglichen Anspruch Bar- oder Sachlohnbestandteile zukommen lassen. Viele Arbeitgeber stellen Heiß- und Kaltgetränke, aber auch Obst zum Verzehr bereit. Auch Sonderzahlungen und Gratifikationen werden oftmals gewährt, obwohl sie nicht im Arbeitsvertrag geregelt sind. Während das Wasser und der Apfel im Regelfall keine Steuern und Sozialabgaben auslösen, ist eine freiwillig gezahlte Barlohn-Gratifikation immer in die Lohnsteuerberechnung einzubeziehen und je nach Höhe der Gesamtvergütung auch sozialversicherungspflichtig. Prinzipiell kann also auch ein Sachbezug freiwillig gewährt werden. Aber Achtung: Die Voraussetzungen, unter denen eine vom Arbeitgeber erbrachte Leistung als freiwillig, also ohne vertragliche Verpflichtung eingestuft wird, sind sehr eng. Erbringt er die gleiche Leistung, wie zum Beispiel eine Sonderzahlung, in drei aufeinander folgenden Jahren, dann greift die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes zur sogenannten betrieblichen Übung. Danach hat der Arbeitnehmer ab der dritten Wiederholung einen vertraglichen Anspruch auf die Sonderzahlung. Beschäftigt der Arbeitgeber mehrere Arbeitnehmer, hat er außerdem den betrieblichen Gleichbehandlungsgrundsatz zu berücksichtigen. Freiwillige Leistungen müssen einheitlich gewährt werden. Eine ungerechtfertigte Schlechterstellung eines Mitarbeiters oder einer Gruppe von Arbeitnehmern ist nicht zulässig. Der Rechtsanspruch aufgrund betrieblicher Übung beinhaltet ein großes Risiko für den Arbeitgeber, da Ansprüche, die auf diese Weise entstanden sind, nicht durch eine „umgekehrte betriebliche Übung“ wieder beseitigt werden können. Dies kann nur durch einen entsprechenden Änderungsvertrag oder durch eine Änderungskündigung erfolgen. Der Eintritt einer betrieblichen Übung kann durch eine doppelte Schriftformklausel im Arbeitsvertrag vermieden werden. Hier wird vereinbart, dass eine Vertragsänderung nur schriftlich erfolgen und diese Schriftformklausel ebenfalls nur schriftlich aufgehoben werden kann. Fehlt eine doppelte Schriftformklausel, dann muss der freiwilligen Leistung zumindest eine entsprechende Erklärung des Arbeitgebers beigefügt werden, in dem die Freiwilligkeit ausdrücklich bestimmt wird. Diese Erklärung muss zu jeder einzelnen freiwilligen Leistung wiederholt werden, ein entsprechender Hinweis im Arbeitsvertrag reicht nicht aus.
Private oder betriebliche Veanlassung?
Äußerste Vorsicht ist bei „privat“ veranlassten Zahlungen, Sachgeschenken oder Sachleistungen an Arbeitnehmer geboten. Beschäftigen Sie familienfremde Arbeitnehmer, gilt der von der Rechtsprechung entwickelte Grundsatz, dass sich Fremde im Allgemeinen nichts zu schenken pflegen. Die Finanzverwaltung, Sozialversicherungsträger und Gerichte ordnen dementsprechend sämtliche Bar- und Sachzuwendungen an familienfremde Arbeitnehmer dem betrieblichen Bereich zu und behandeln diese als Vergütungsbestandsteile im Rahmen des bestehenden Dienst- oder Arbeitsvertrages. Im Ergebnis werden private Geschenke regelmäßig als solche nicht anerkannt. Bei Beschäftigung von Familienangehörigen gilt in entsprechender Anwendung der oben genannten Grundsätze ein strenger Fremdvergleich.
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